« Je sais à peu près ce que j'ai en stock. » C'est la phrase que nous entendons le plus souvent chez les commerçants, et c'est précisément le problème : « à peu près » coûte cher. Des produits périmés jetés, des ruptures sur les meilleures ventes, une marge calculée sur un prix d'achat qui date de six mois.
La bonne nouvelle : les notions qui permettent de passer de « à peu près » à « exactement » tiennent en quatre idées simples.
Le journal de mouvements : la seule source de vérité
Un stock fiable ne se « saisit » pas, il se déduit. Chaque événement (une vente, une réception fournisseur, une casse, un retour, une consommation de recette) est un mouvement daté, avec une quantité et un coût. Le stock disponible est la somme de ces mouvements.
Avantage décisif : on ne peut pas « corriger » un stock en tapant un chiffre. On ajoute un mouvement d'ajustement, tracé, avec un motif. Vous pouvez toujours remonter à la cause d'un écart.
C'est ainsi que fonctionne le moteur de stock de POSNEX : le journal est en ajout seul, jamais modifié.
PMP : le coût moyen pondéré, ou le vrai prix de ce que vous vendez
Vous achetez 10 kg de sucre à 8 DH, puis 10 kg à 10 DH. Que coûte le kilo que vous vendez ? Ni 8, ni 10 : 9 DH, le coût moyen pondéré.
Le PMP se recalcule à chaque réception :
Nouveau PMP = (stock actuel × PMP actuel + quantité reçue × coût reçu)
÷ (stock actuel + quantité reçue)
Pourquoi c'est important : votre marge doit se calculer sur ce coût-là. Si votre caisse utilise le « prix d'achat » saisi une fois sur la fiche produit, votre marge est fausse dès la deuxième livraison à un prix différent.
Avec des recettes (snack, restaurant), le coût d'un plat est la somme des PMP de ses ingrédients. Un tajine à 65 DH avec 22 DH d'ingrédients a une marge brute de 43 DH, et ce chiffre bouge quand le prix de la viande bouge.
FEFO : premier périmé, premier sorti
Pour l'alimentaire, la cosmétique et la pharmacie, la question n'est pas seulement « combien j'en ai » mais « lesquels partent en premier ». Le FEFO (First Expired, First Out) répond : on sort d'abord le lot qui périme le plus tôt.
Concrètement, chaque réception porte un numéro de lot et une date limite. À la vente, le logiciel choisit le lot le plus urgent. Vous voyez venir les produits qui vont périmer et vous pouvez les mettre en promotion avant de les jeter.
À ne pas confondre avec le FIFO (premier entré, premier sorti), qui ignore les dates.
Les seuils de réapprovisionnement
Pour chaque produit, définissez la quantité en dessous de laquelle il faut recommander. Le logiciel vous alerte sur le tableau de bord et dans l'état du stock. Deux règles pratiques :
- fixez le seuil à une semaine de ventes pour les produits qui tournent vite,
- révisez-le tous les trois mois à partir des rapports de vitesse de vente.
Les meilleurs outils vont plus loin en calculant la couverture de stock : combien de jours vous tenez au rythme actuel, quels produits sont en sur-stock et immobilisent votre trésorerie.
L'inventaire : compter sans tout arrêter
L'inventaire fait peur parce qu'on l'imagine annuel et exhaustif. Faites-le tournant : un rayon par semaine. La procédure :
- Le logiciel fige la quantité attendue de chaque produit.
- Vous comptez, à la douchette ou à la main.
- Les écarts sont affichés et valorisés en dirhams (c'est votre démarque).
- Vous validez : les écarts deviennent des mouvements d'ajustement.
Un inventaire valorisé vous dit combien vous perdez (casse, vol, erreurs de saisie) et où.
Exemple chiffré : une épicerie de quartier
| Situation | Sans PMP / FEFO | Avec PMP / FEFO |
|---|---|---|
| Marge affichée sur le lait | 18 % (prix d'achat d'il y a 4 mois) | 12 % (coût moyen réel) |
| Yaourts jetés par mois | 40 pots (lots mélangés) | 8 pots (FEFO) |
| Ruptures sur les 20 meilleures ventes | 3 à 4 par semaine | 0 à 1 (seuils) |
| Démarque annuelle connue ? | Non | Oui, en dirhams, par rayon |
Ces ordres de grandeur viennent de ce que nous observons chez les commerces qui passent d'un carnet à une gestion de stock structurée. Le gain principal n'est pas de vendre plus : c'est d'arrêter de perdre.
Ce que doit faire votre logiciel de caisse
- Un journal de mouvements inviolable.
- Le PMP recalculé automatiquement à chaque réception.
- Des lots et dates limites avec sortie FEFO.
- Des seuils par produit et une couverture de stock.
- Un inventaire guidé avec écarts valorisés.
- Des recettes qui décomptent les ingrédients.
Tout cela est inclus dans le plan gratuit de POSNEX. Le module Achats (bons de commande, réceptions au coût réel) complète l'ensemble à partir du plan Pro.