Un restaurant n'encaisse pas comme une épicerie. La commande s'étale sur une heure, plusieurs personnes y touchent, la cuisine doit être prévenue au bon moment, et l'addition se partage. Un logiciel de caisse pour restaurant doit gérer ce flux de bout en bout, sinon l'équipe finit par jongler entre un carnet, une caisse et des SMS vers la cuisine.
Voici les huit fonctions à exiger, avec ce qu'elles changent concrètement en service.
1. Un plan de salle qui dit tout d'un coup d'œil
Les tables doivent apparaître comme dans la salle : par zone (terrasse, salle, étage), avec leur statut (libre, occupée), le montant de l'addition en cours et le nombre de couverts. Le serveur voit où en est chaque table sans ouvrir quoi que ce soit.
Dans POSNEX, le plan se dessine par glisser-déposer et chaque table a sa commande ouverte.
2. Une commande ouverte, modifiable, avec des notes
Le client commande une entrée, puis un plat, puis change d'avis. La caisse doit permettre d'ajouter au fil du repas, de retirer ce qui n'a pas encore été envoyé, et de noter sur chaque ligne une allergie, une cuisson ou un « sans oignons ».
Point technique qui compte : une seule addition ouverte par table, garantie par le logiciel, pour éviter les doublons quand deux serveurs touchent la même table.
3. Des options et suppléments avec prix
Saignant ou à point, sauce au choix, supplément fromage à 10 DH : ces options doivent être des groupes (obligatoires ou facultatifs, choix unique ou multiple) attachés au plat, avec un prix additionnel.
Le détail qui change votre marge : une option peut être liée à un ingrédient en stock. Le supplément fromage décompte le fromage et entre dans le coût du plat.
4. L'envoi en cuisine, par rang
Entrées d'abord, plats ensuite, desserts à la fin. La caisse doit envoyer en cuisine rang par rang, et la cuisine doit voir chaque envoi comme un ticket distinct.
Un écran cuisine (KDS) remplace avantageusement l'imprimante : tickets par table avec options et notes, minuteur qui alerte au-delà de 10 minutes, statuts nouveau → en préparation → prêt → servi. Avec des stations (grill, bar, pâtisserie), chaque poste ne voit que ce qui le concerne.
5. La commande par QR code à table
Sur les terrasses et aux heures de pointe, laisser le client commander depuis son téléphone soulage le service. Le bon fonctionnement :
- un QR imprimé par table, qui ouvre le menu dans la langue du client, sans application à installer ;
- une commande qui arrive au serveur, qui accepte ou refuse avant qu'elle parte en cuisine ;
- un paiement au comptoir ou à table, en espèces ou par carte, comme d'habitude.
Nous avons délibérément exclu le paiement en ligne obligatoire : au Maroc, le client veut payer comme il en a l'habitude.
6. Le partage d'addition et les pourboires
Quatre amis, une addition : il faut pouvoir encaisser par article (chacun paie ce qu'il a pris), à parts égales (½, ⅓, ¼) ou par montant libre, en plusieurs fois, avec des moyens de paiement différents.
Les pourboires doivent être suivis à part : hors chiffre d'affaires et hors TVA, mais comptés dans le tiroir pour que la clôture de caisse tombe juste.
7. Le coût matière et la marge par plat
C'est la fonction que les restaurateurs sous-estiment le plus. Chaque plat doit être une recette : 180 g de viande, 2 tomates, 50 g de fromage. À chaque vente, le stock d'ingrédients baisse et le coût réel du plat est calculé sur le prix d'achat moyen des ingrédients.
Vous obtenez alors une marge par plat, une marge par catégorie (entrées, plats, boissons) et vous savez quel plat mérite d'être mis en avant, ou repensé. Voir catalogue et recettes et rapports.
8. Les garde-fous : validation manager et caisse liée
Offrir un plat, appliquer une remise, annuler une ligne déjà envoyée en cuisine : ces actions doivent demander le code d'un manager quand c'est un serveur qui les fait. Et la vente de chaque table doit être rattachée à la session de caisse du jour, pour que le rapport Z reflète la salle et le comptoir.
Et le prix ?
Beaucoup d'éditeurs vendent le « module restaurant » comme une option coûteuse. Chez POSNEX, le mode Restauration est inclus dans tous les plans, y compris le plan gratuit. Il s'active dans les réglages et se désactive sans perdre de données, ce qui permet à un snack de commencer au comptoir et d'ajouter des tables plus tard.
Par où commencer
- Créez vos catégories et vos plats en recettes.
- Dessinez votre salle et imprimez les QR de table.
- Ouvrez l'écran cuisine sur une tablette en cuisine.
- Faites un service test avec deux tables.
Une heure de paramétrage suffit pour un premier service. Ouvrez un compte et activez le mode Restauration dans Réglages.