«هل يمكنك أن تحرر لي فاتورة؟» يأتي السؤال دائمًا في الوقت الخطأ: الزبون مستعجل، يحتاج مستندًا يحمل ICE، وصندوق الدفع عندك لا ينتج سوى إيصال. تعده بإرسالها مساءً، تفتح جدول بيانات، ويزداد ترقيم فواتيرك فجوة جديدة.
إليك ما يجب معرفته حتى تُقبل مستنداتك من المرة الأولى، وحتى يقوم برنامج صندوق الدفع بالعمل مكانك.
البيانات الإلزامية الدقيقة وتطورها من اختصاص التشريع ومحاسبك؛ يقدّم هذا المقال المعالم العملية.
إيصال، فاتورة، عرض سعر، إشعار دائن: أربعة مستندات، أربعة استعمالات
| المستند | متى | ما يحتويه |
|---|---|---|
| إيصال صندوق الدفع | كل بيع عند الكونتوار | الأصناف، المجموع، الضريبة، هويتك |
| الفاتورة | زبون مهني، بيع B2B، طلب صريح | الهويات الكاملة للطرفين، سطور دون ضريبة/ضريبة/شامل، رقم فريد، استحقاق |
| عرض السعر | قبل خدمة أو طلب | نفس سطور الفاتورة، مدة الصلاحية، بلا قيمة محاسبية |
| الإشعار الدائن | استرداد أو تصحيح | إحالة إلى الفاتورة الأصلية، مبلغ سالب |
البرنامج الجيد يربط هذه المستندات: عرض سعر مقبول يصبح فاتورة، وبيع عند الكونتوار يمكن فوترته لاحقًا، واسترداد ينتج إشعارًا دائنًا.
المعرّفات المغربية الواجب إدراجها
ثلاثة معرّفات تتكرر على كل المستندات التجارية في المغرب:
- ICE (المعرّف الموحّد للمقاولة): المعرّف الفريد لمقاولتك لدى كل الإدارات. هو ما يطلبه زبائنك المهنيون أولًا لأنهم يحتاجونه لخصم ضريبتهم.
- IF (التعريف الضريبي): رقمك لدى إدارة الضرائب.
- RC (السجل التجاري): رقم تسجيلك، مع مدينة المحكمة.
حسب وضعك تُضاف مراجع أخرى (الضريبة المهنية، الضمان الاجتماعي). أدخلها مرة واحدة في إعدادات برنامجك: يجب أن تظهر تلقائيًا على كل الإيصالات والفواتير وعروض الأسعار وأوامر الشراء.
في POSNEX، هذه الحقول في الإعدادات ← الفوترة وتُطبع على كل ملف PDF. يمكنك أيضًا تسجيل ICE وIF لمورّديك وزبائنك المهنيين.
الضريبة سطرًا بسطر
يجب أن تُظهر الفاتورة لكل سطر المبلغ دون ضريبة ونسبة الضريبة والمبلغ شامل الضريبة، ثم المجاميع. إذا كنت تبيع بعدة نسب (منتجات بـ 20%، مطاعم بنسبة مخفّضة)، يجب تفصيل المجاميع حسب النسبة.
هذا أيضًا ما يتيح لزبونك استرداد ضريبته: بلا تفصيل لا يمكنه خصم شيء. يشرح مقالنا عن الضريبة للتجار الآلية.
الترقيم: متسلسل، فريد، بلا فجوات
هذه النقطة الأولى التي تنظر إليها المراقبة. لكل نوع مستند تسلسله (مثلًا FAC-2026-0001، DEV-2026-0001) ويجب أن يكون هذا التسلسل:
- متسلسلًا: لا قفز من 0041 إلى 0043،
- فريدًا: لا فاتورتان بالرقم نفسه،
- زمنيًا: الفاتورة 0042 لا تحمل تاريخًا قبل 0041.
ما يعنيه ذلك لبرنامجك: يجب أن يُمنح الرقم عند المصادقة، ضمن معاملة تمنع حصول مستخدمَين على الرقم نفسه في اللحظة نفسها، ويجب ألا تُحذف فاتورة أبدًا: تُلغى بإشعار دائن.
يدير POSNEX عدّادًا لكل نوع مستند ببادئاتك، ويضمن التسلسل حتى عندما يصادق موظفان في الوقت نفسه. راجع المبيعات والفواتير.
عرض السعر الذي يصبح فاتورة
لمقدّمي الخدمات (صالونات، ورشات، خدمات)، المسار النموذجي: عرض سعر يُرسل بصيغة PDF، يقبله الزبون، يتحول إلى فاتورة دون إعادة إدخال، بتاريخ استحقاق ومتابعة للمدفوعات (غير مدفوعة، جزئية، مدفوعة).
ثم يجب أن تذكّرك لوحة التحكم بالاستحقاقات المتجاوزة. هنا يختبئ جزء كبير من سيولة المقاولات الصغيرة.
الأرشفة: العثور على أي فاتورة في عشر ثوانٍ
الفاتورة الصادرة لا تُعدَّل ولا تُحذف؛ تُصحَّح بإشعار دائن، ويجب أن يبقى المجموع (فواتير، إشعارات دائنة، عروض أسعار) قابلًا للاطلاع طوال مدة الحفظ القانونية. عمليًا، هذا يعني سجلًا لا يُمسّ، وكل مستند قابلًا للتنزيل بصيغة PDF في أي وقت، وتصديرًا كاملًا لمحاسبك أو للمراقبة. مصنّف من ملفات PDF مُعادة التسمية يدويًا لا يفي بهذا الوعد؛ أما برنامج صندوق دفع يؤرشف وحده فنعم.
قائمة التحقق قبل إرسال فاتورة
- اسمك التجاري، عنوانك، ICE، IF، RC
- هوية الزبون المهني وICE الخاص به
- رقم فريد ضمن تسلسل متصل
- التاريخ، وعند الاقتضاء استحقاق الدفع
- كل سطر دون ضريبة، نسبة الضريبة، شامل الضريبة
- المجاميع مفصّلة حسب نسبة الضريبة
- البيانات القانونية لتجارتك
إذا كان برنامج صندوق الدفع يملأ هذه القائمة وحده، بنقرة واحدة من عملية البيع، فلن تفتح جدول بيانات مساءً بعد اليوم. جرّب POSNEX مجانًا وأنشئ أول فاتورة PDF في دقيقتين.